Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới

Vậy họp báo là gì?

Họp báo là phương thức doanh nghiệp lựa chọn để kết nối với truyền thông và cộng đồng. Họp báo ra mắt sản phẩm là hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới tới những đối tượng khách hàng tiềm năng.

Đây là sự kiện quan trọng vì nó tạo ấn tượng đầu tiên về chất lượng sản phẩm trong tâm trí khách hàng. Việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới tốt sẽ tạo thiện cảm đẹp cho khách hàng về sản phẩm và đó là bàn đạp để việc kinh doanh được tiến xa.

Chính bởi ý nghĩa đó, lễ họp báo giới thiệu sản phẩm mới có vai trò quan trọng:

* Thông báo về sự xuất hiện của sản phẩm trên thị trường.

* Rút ngắn khoảng cách giữa sản phẩm và người tiêu dùng.

* Quyết định tương lai của sản phẩm và thành công của doanh nghiệp.

* Thu hút sự chú ý của truyền thông, tiết kiệm được chi phí PR, Quảng cáo.

Để tổ chức được một buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới ấn tượng thì cần chuẩn bị những gì?

Sau đây DiVa Group – Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giới thiệu cho bạn những bước chuẩn bị cần thiết và đầy đủ để cho buổi họp báo ra mắt sản phẩm được thành công!

Các bước chuẩn bị cho buổi họp báo ra mắt sản phẩm

Bước 1: Chọn địa điểm họp báo

Địa điểm đi lại phải thuận tiện. Không gian đáp ứng đủ số lượng người tham gia và có các dịch vụ kèm theo như nghỉ dưỡng, ăn uống…

Phòng họp báo cần phải đáp ứng theo tiêu chuẩn về không gian, điều kiện làm việc của phóng viên, kỹ thuật viên, … Do vậy, lựa chọn hàng đầu của các công ty tổ chức sự kiện khi tổ chức họp báo là các phòng họp của các khách sạn hay các trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật.

Ngoài các yếu tố liên quan đến kỹ thuật ra thì các điều kiện khác cũng cần được đảm bảo như hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt, không gian được trang trí lịch sự, nhã nhặn, không quá màu mè.

Bước 2: Chuẩn bị tư liệu họp báo

Tư liệu được chuẩn bị cho buổi họp báo phải đảm bảo tính rõ ràng và khoa học để tiện cho việc theo dõi nội dung của các nhà báo, cũng như thuận lợi hơn cho họ trọng việc tiến hành tra cứu những thông tin cần thiết liên quan đến chủ đề của cuộc họp báo, những tư liệu này có thể bao gồm: kế hoạch của buổi họp báo có ghi rõ nội dung và thời gian diễn ra, lý lịch trích ngang của những người sẽ phát biểu, bài phát biểu soạn trước, hình ảnh, biểu đồ.

Tuy nhiên, cách tốt nhất là bạn nên phát tài liệu theo từng phần để không xảy ra tình trạng phóng viên đến nhận đủ tài liệu rồi ra về luôn. Lý do là họ đã có đủ tài liệu để viết bài và tác nghiệp rồi nên không muốn tiếp tục ngồi lại nữa.

Bước 3: Thời lượng họp báo

Buổi họp báo không nên diễn ra quá ngắn hoặc quá dài, với thời lượng trong khoảng 90 đến 120 phút là phù hợp. Về thời gian thì thông thường một sự kiện họp báo lễ ra mắt sản phẩm mới thường tổ chức vào một buổi sáng và tránh không tổ chức vào buổi chiều tối hay những ngày cuối tuần.

Trong quá trình chuẩn bị tài liệu họp báo thì ban tổ chức doanh nghiệp cần làm thông cáo báo chí thông tin về công ty và sản phẩm cần giới thiệu, chuẩn bị kịch bản MC, video về sản phẩm và bài phát biểu của các nhân vật để sự kiện được trôi chảy và mạch lạc nhất.

Bước 4: Khách mời:

Gửi lời mời tới các phóng viên dưới dạng tư vấn, hỗ trợ truyền thông cho doanh nghiệp. Do vậy, lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn để thông tin đầy đủ các vấn đề: Chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra họp báo, những khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn. Gọi xác nhận với phóng viên, khách mời trước một ngày.

Bước 5: Nhân sự

Dựa theo kịch bản đã chuẩn bị để chuẩn bị nhân sự cho các công việc tùy theo quy mô của cuộc họp báo. Đảm bảo đủ số lượng người, làm việc chuyên nghiệp hiệu quả, có khả năng xử lý trong những tình huống khác có thể phát sinh.

Bước 6: Trang thiết bị phục vụ

Các trang thiết bị phục vụ cho buổi họp báo nên thuê tại các nơi cung cấp dịch vụ hoặc nên lựa chọn sử dụng dịch vụ trọn gói của công ty tổ chức sự kiện để đảm bảo sự trọn vẹn, từ a đến z trong các khâu, cũng như chất lượng nhân sự, thiết bị, đội ngũ sẽ được quản lý kiểm soát của ban công ty tổ chức sự kiện.

Bước 7: Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Bạn nên sắp xếp gặp những nhân vật có bài phát biểu trước giới chí trước buổi họp báo một hai buổi. Nguyên nhân là bên tổ chức sự kiện họp báo cần kiểm soát được những nội dung nào sẽ được phát ngôn. Những bài phát biểu quá dài hoặc không tập trung vào chủ đề buổi họp báo thì bạn cũng cần đưa ra lời góp ý thẳng thắn. Bên cạnh đó, việc hướng dẫn cách trả lời những câu hỏi hóc búa của cánh nhà báo cho những nhân vật phát biểu trong buổi họp báo hoặc cách gỡ rối những vấn đề phát sinh là vô cùng cần thiết.

Khi lựa chọn MC cho buổi họp báo ra mắt sản phẩm phải đáp ứng được các tiêu chí: Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được. MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin.

Bước 8: Buổi họp báo bắt đầu

Phía ban tổ chức phải có mặt sớm hơn ít nhất một giờ trước khi sự kiện họp báo diễn ra. Trước đó, bạn cần phải kiểm tra lại cẩn thận một lần nữa hệ thống kỹ thuật, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ đứng tác nghiệp. Buổi họp báo yêu cầu phải tổ chức đúng thời gian dự kiến.

Khi buổi họp báo kết thúc, bạn hãy dành những lời cảm ơn chân thành nhất cho giới truyền thông, bên cạnh đó cũng bày tỏ sự mong muốn sẽ tiếp tục hợp tác với họ trong các buổi họp báo lần sau.

Cuối cùng, bạn đã có thể yên tâm tiễn khách ra về và đợi đến buổi tối xem TV hoặc qua các trang báo vào ngày hôm sau về buổi họp báo bạn đã tổ chức.

Trên đây là một số nội dung cần được chuẩn bị để tổ chức buổi họp báo ra mắt sản phẩm mà DiVa Group muốn chia sẻ đến quý khách.

Là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cùng nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này; quý công ty có thể liên hệ với DiVa Group để nhận được sự tư vấn; cùng gói dịch vụ tổ chức buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới với giá thành ưu đãi nhất.

Quy trình tổ chức họp báo tại DiVa Group:

• Tiếp nhận yêu cầu, ý tưởng của đối tác về thời gian và địa điểm tổ chức
• Tìm hiểu về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm và khách hàng tiềm năng của sản phẩm nhằm thấu hiểu giá trị mà sản phẩm đem lại, từ đó có những ý tưởng truyên tải trong sự kiện, đáp ứng nhu cầu của đối tác.
• Họp bàn ý tưởng, trao đổiý kiến, lên kịch bản cho chương trình
• Các chuyên viên thiết kế sân khấu và các ấn phẩm cho chương trình như bandrol, backdrop, poster, standee…
• Tiến hành lắp đặt âm thanh, ánh sáng của sân khấu
• Chương trình diễn ra luôn có nhân viên giám sát toàn bộ quy trình, đảm bảo quyền lợi của khách hàng
• Trải nghiệm của người dùng

Vì sao nên chọn chúng tôi là đơn vị tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới

- Dịch vụ chuyên nghiệp từ tất cả các khâu: lên kế hoạch tổ chức, cung cấp thiết bị để tổ chức (thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu, bàn ghế, thiết kế sân khấu,, thiết kế, in ấn phông bạt…), cung cấp nhân sự tổ chức…

- Kịch bản cho sự kiện độc đáo mới lạ: Bằng đội ngũ chuyên viên của mình Viva Việt luôn sáng tạo, lắng nghe và phân tích để tìm ra những chương trình tổ chức mới độc đáo, ấn tượng.

- Truyền tải thông điệp tới khách hàng một cách hoàn hảo và ấn tượng.

- Chi phí cạnh tranh: DiVa Group là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên chúng tôi luôn cam kết giá thành chúng tôi cung cấp tốt nhất thị trường.

- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, năng động đầy nhiệt huyết sẽ luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách trong thời gian nhanh nhất có thể, chúng tôi tin sẽ luôn làm hài lòng quý khách.

Hy vọng rằng qua những chia sẻ đó sẽ giúp bạn có thêm hiểu biết về sự kiện này và có thể lựa chọn được công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất cho sự kiện của doanh nghiệp mình.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất: